Shopify-Entwickler in Duisburg

#Wofür eignet sich Shopify Flow im Shop eines Händlers in Duisburg?

Für Aufgaben, die in Ihrem Shop immer gleich ablaufen und bisher jemand von Hand erledigt: eine Bestellung prüfen, ein Tag setzen, den Einkauf bei niedrigem Bestand informieren. Shopify Flow beobachtet dafür Ereignisse im Shop und führt eine Kette von Schritten aus. Ich richte solche Workflows als einzelner Entwickler ein, schriftlich und remote.

Foto: Steffen Schmitz, CC BY-SA 4.0, Wikimedia Commons.

Der Aufbau ist immer derselbe. Ein Auslöser startet den Workflow, und es gibt genau einen pro Workflow. Das kann ein Ereignis im Shop sein, ein Zeitpunkt oder ein Ereignis einer App. Eine Bedingung entscheidet, ob eine Aktion läuft, und Sie können mehrere Bedingungen verlangen oder je nach Ergebnis verschiedene Aktionen starten. Eine Aktion ändert Daten im Shop, im Workflow oder spricht einen externen Dienst an. Für Dienste wie Slack oder Google Sheets liefert Flow fertige Konnektoren mit.

Einen Workflow legen Sie im Admin unter Apps und Flow an, von Grund auf oder aus einer Vorlage von Shopify. Bei Vorlagen ersetzen Sie die Platzhalter, etwa Tags und Empfänger. Viele Vorlagen nutzen Apps, dann muss der passende Konnektor installiert sein. Mitarbeitende brauchen eigene Flow-Berechtigungen, um die App zu öffnen und Workflows einzuschalten.

#Welche Workflows lohnen sich zuerst?

Die Beispielseite von Shopify gliedert Vorlagen nach Bereichen. Drei davon nenne ich mit Auslöser, Bedingung und Aktion, wie Shopify sie beschreibt:

Weitere Vorlagen von Shopify melden ungewöhnlich große Bestellmengen, taggen Bestellungen nach Versandart oder markieren B2B-Bestellungen. Grenzwerte wie “ungewöhnlich groß” legen Sie fest, ich schreibe sie vor dem Einschalten in die Workflow-Liste.

Beim Bestand steckt ein Fehler in der Bedingung: Prüft sie nur die aktuelle Menge, geht die Nachbestell-Mail laut Shopify bei jeder Bestellung des Artikels hinaus. Die Bedingung muss deshalb die Menge vor und nach der Änderung prüfen.

#Wie gehe ich mit riskanten Bestellungen um?

Der Auslöser “Order risk analyzed” startet, wenn die Betrugsanalyse einer Bestellung fertig ist. Er läuft deshalb nicht sofort nach dem Anlegen der Bestellung. Er greift nur bei Bewertungen von Shopify selbst, Ergebnisse von Risiko-Apps anderer Anbieter löst er nicht aus. Mit der Bestellung stehen Aktionen wie Tag setzen, Auslieferung anhalten, Zahlung erfassen und Bestellung stornieren zur Verfügung.

Die Vorlage “Capture payment if the order isn’t high-risk” verlangt, dass Sie im Admin auf manuelle Zahlungserfassung umstellen. Ob Sie diese Umstellung wollen, ist eine Entscheidung für Ihren Betrieb, denn sie ändert Ihren Zahlungsablauf. Ich nenne Ihnen die Folgen schriftlich, bevor ich etwas einschalte.

Zum Testen brauchen Sie eine Testbestellung, die Shopifys Betrugsanalyse tatsächlich auslöst. Shopify verlinkt dafür Hinweise auf der Seite des Auslösers.

#Wie lassen sich B2B-Freigaben mit Flow unterstützen?

Shopify führt unter B2B mehrere Vorlagen: Benachrichtigung und Einrichtung für Firmen aus Kontoanfragen, Tag für B2B-Bestellungen, interne E-Mail bei B2B-Bestellungen, Zugangs-E-Mail an freigegebene Kunden und das Entfernen von Endkunden, die nach 3 Tagen keiner Firma zugeordnet sind. Als Aktionen stehen unter anderem “Send B2B access email”, “Update company note” und “Update company metafield” bereit, als Auslöser “Company created”.

Mein Ansatz: Flow meldet die neue Firma an die Person, die prüft, und bereitet Notiz und Metafeld vor. Die Entscheidung, ob eine Firma als Geschäftskunde zugelassen wird, bleibt bei einem Menschen in Ihrem Betrieb. Erst danach geht der Zugangslink hinaus. So entsteht keine Freigabe ohne Prüfung, und es bleibt nachvollziehbar, wer wann zugestimmt hat.

#Was kann Flow nicht?

Die Grenzen stehen in der Dokumentation und sind bei der Planung wichtiger als die Funktionen:

• Ein Auslöser: Ein Workflow hat nur einen. Zwei Anlässe brauchen zwei Workflows.
• Keine feste Laufzeit: Workflows laufen “so schnell wie möglich”, eine garantierte Dauer gibt es nicht.
• Daten können fehlen: Manche Felder der GraphQL-Admin-API füllen sich erst später. Ein Workflow, der sofort läuft, sieht sie dann leer.
• Tags: Bedingungen auf Tags funktionieren womöglich nicht mehr, wenn an Bestellung, Produkt oder Kunde mehr als 250 Tags hängen.
• Get data: Eine Abfrage liefert höchstens 100 Objekte je Workflow.
• Wait: Höchstens 90 Tage. Nach der Wartezeit werden Shopify-Daten neu geladen, Ergebnisse von Get, Sum oder Count vor dem Warten sind danach weg.
• Zeitsteuerung: Der Auslöser “Scheduled time” läuft höchstens alle 10 Minuten und bringt keine Daten mit, Sie holen sie mit einer Get-Aktion.
• Run code: JavaScript nach ECMA2020, ohne Module und ohne externe HTTP-Aufrufe, höchstens 5 Sekunden und 10 MB Speicher, ohne Zufalls- und Uhrfunktionen.
• HTTP-Anfragen: “Send HTTP request” gibt es nur auf Plus, Advanced und Grow. Flow wartet höchstens 30 Sekunden auf die Antwort.

Für Mutationen der GraphQL-Admin-API, die es noch nicht als Aktion gibt, nennt Shopify die Aktion “Send Admin API request”. Sie deckt laut Dokumentation die meisten Mutationen ab, nicht alle.

Was Flow nicht ersetzt, ist eine Entscheidung, die Urteilsvermögen braucht. Ob eine auffällige Bestellung ein Betrugsfall oder ein Großkunde ist, sieht kein Workflow.

#Wie teste und überwache ich Workflows?

Shopify empfiehlt, einen Workflow vor dem Einschalten mit Testereignissen zu prüfen. Mein Testablauf:

1. Workflow mit Namen und Notiz anlegen, noch ausgeschaltet.
2. Mit Testdaten prüfen, was jeder Schritt ausgibt, denn Feldnamen folgen der GraphQL-Admin-API und sind nicht immer selbsterklärend.
3. Auslöser echt anstoßen: eine Testbestellung für die Risikoanalyse, eine Testfirma für “Company created”. Bei zeitgesteuerten Workflows den ersten Lauf auf wenige Minuten nach dem Einschalten legen und den Start danach auf den Zielzeitpunkt setzen.
4. Läufe in der Aktivität kontrollieren. Ein fehlgeschlagener Lauf zeigt die Fehlermeldung in den Details.
5. Erst dann einschalten.

Shopify unterscheidet vorübergehende Fehler, die Flow selbst wiederholt, von dauerhaften, die den Lauf scheitern lassen. Häufige Ursachen dauerhafter Fehler sind eine fehlende Ressource (“data not found”), eine Zeitüberschreitung, weil eine Bedingung zu viele Daten durchläuft, oder Pflichtfelder ohne Wert. Gegen leere Felder hilft eine Bedingung, die vor der Aktion prüft, ob die Ressource existiert. Nach der Korrektur lassen sich frühere Läufe von Hand wiederholen.

Fehlermeldungen schicke ich mit dem Auslöser “Workflow error occurred” an eine Adresse bei Ihnen. Der Auslöser meldet laut Shopify einmal je Workflow-Version und 7 Tage.

Wer Workflows mit Wait einsetzt, sollte vor jeder Änderung die Aktivität prüfen. Läuft gerade ein Lauf in der Wartezeit, setzt er nach dem Warten mit der geänderten Version fort.

#Was gilt beim Datenschutz?

Flow kann Daten aus Ihrem Shop an Dienste senden, etwa per Konnektor an Slack oder Google Sheets oder mit “Send HTTP request” an eine eigene Schnittstelle. Shopify weist selbst darauf hin, dass Sie vorsichtig mit sensiblen Daten sein sollen, die Sie an Dienste Dritter schicken. Für jeden Empfänger brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Eintrag in der Datenschutzerklärung. Ich schicke nur die Felder, die der Empfänger braucht, also eine Bestellnummer statt der vollständigen Lieferadresse.

Zugangsdaten für HTTP-Anfragen gehören in die “Secrets” von Flow. Sie sind in der Oberfläche nicht sichtbar und werden in den Laufprotokollen geschwärzt. Wer Secrets anlegt oder einen Workflow mit Secrets einschaltet, braucht die Berechtigung “Manage connections and secrets”.

Zuständig für Betriebe in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, die LDI NRW. Auf ihrer Website finden Sie einen Bereich “Wirtschaft” für Unternehmen und ein Online-Formular für Beschwerden. Rechtsberatung ersetzt das nicht: Ich liste, welche Workflows welche Daten wohin senden, und Ihre Rechtsberatung bewertet es.

#Wie läuft ein Flow-Projekt mit mir ab?

1. Sie schicken mir die Liste der Aufgaben, die heute von Hand laufen, und nennen, wer wann benachrichtigt werden soll.
2. Ich schreibe zu jeder Aufgabe Auslöser, Bedingung, Aktion und Grenzwert auf und lege Ihnen das Dokument schriftlich vor.
3. Nach Ihrer Zustimmung baue ich die Workflows und teste sie wie oben beschrieben.
4. Sie erhalten die Workflow-Liste mit Name, Zweck, Auslöser und Verantwortlichem. Damit lässt sich später nachlesen, warum ein Workflow etwas getan hat.

Von Ihnen brauche ich einen Admin-Zugang mit Flow-Berechtigung und Ihre Regeln zu Risiko und Bestand. Layout und Gestaltung eines Shops liefern Sie als Vorlage, die ich umsetze.

#Häufige Fragen von Händlern aus Duisburg

#Kostet Shopify Flow extra?

Nach der Shopify-Hilfe ist Flow eine kostenlose App auf den Plänen Basic, Grow, Advanced und Plus. Einzelne Funktionen sind eingeschränkt, etwa die Aktion “Send HTTP request”, die es nur auf Grow, Advanced und Plus gibt. Aufgaben von Partner-Apps mit eigenen Tasks sind Plus vorbehalten.

#Kann Flow eine Bestellung verhindern, die ich für riskant halte?

Flow kann auf die Risikoanalyse von Shopify reagieren und Bestellungen markieren, die Auslieferung anhalten oder eine Bestellung stornieren. Ergebnisse von Risiko-Apps anderer Anbieter wertet der Auslöser nicht aus. Soll die Zahlung erst nach der Prüfung eingezogen werden, muss im Admin die manuelle Zahlungserfassung eingestellt sein.

#Genügt Flow für eine B2B-Freigabe von Firmenkunden?

Flow benachrichtigt, setzt Notizen und Metafelder und verschickt den B2B-Zugangslink. Die Entscheidung, ob eine Firma freigegeben wird, bleibt bei einem Menschen in Ihrem Betrieb.

#Wie teste ich einen Workflow, bevor er echte Kunden betrifft?

Mit Testereignissen, mit Testbestellungen für Auslöser wie die Risikoanalyse und mit einem ersten Lauf kurz nach dem Einschalten bei zeitgesteuerten Workflows. Fehlgeschlagene Läufe lassen sich nach der Korrektur manuell wiederholen.

#Was passiert mit Kundendaten, wenn Flow sie an einen Dienst sendet?

Sie verlassen Shopify und gehen an den Empfänger. Dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Eintrag in der Datenschutzerklärung. Zuständig für Betriebe in Nordrhein-Westfalen ist die LDI NRW.

#Richten Sie Workflows ein und dokumentieren Sie sie?

Ja. Jeder Workflow bekommt einen Namen, eine Notiz und einen Eintrag in einer Liste mit Auslöser, Bedingung, Aktion und Verantwortlichem, die Sie behalten.

#Wie starten Sie?

Schicken Sie mir über die Kontaktseite die Adresse Ihres Shops, Ihren Shopify-Tarif und die zwei bis drei Aufgaben, die heute am meisten Handarbeit kosten. Die erste Einschätzung, schriftlich, kostet nichts. Mehr zu meiner Arbeit an Shopify-Shops steht auf der Seite Shopify-Entwickler.