WordCamp Europe 2027 in Málaga: wie das Budget eines Flaggschiff-WordCamps von innen funktioniert

Zum dritten Mal in Folge organisiere ich WordCamp Europe mit: 2025 in Basel, 2026 in Krakau und jetzt im Budget Team der Ausgabe WCEU 2027 in Málaga, 27. bis 29. Mai 2027. Dieser Text erweitert meinen LinkedIn-Beitrag um die zwei Fragen, die mir am häufigsten gestellt wurden: wie das Geld eines Flaggschiff-WordCamps durch die Werkzeuge von WordCamp.org läuft und wie Sie zu der Community stoßen, die das alles stemmt.

Ich nenne hier keine Beträge und keine Interna aus dem Team. Alles, was ich beschreibe, stammt aus dem öffentlichen Handbuch für Organisatoren, aus dem öffentlichen Code von WordCamp.org und aus meinen eigenen veröffentlichten Worten.

#Was macht das Budget Team von WCEU 2027

Auf LinkedIn habe ich die Arbeit des Teams so beschrieben: “Es ist der Teil der Veranstaltung, den fast niemand sieht, und doch passiert ohne ihn nichts. Angebote, Verträge und Rechnungen laufen über uns, bevor aus einer Idee Wirklichkeit wird” (Mariusz Szatkowski auf LinkedIn, eigene Übersetzung).

Die Messlatte liegt hoch. Der offizielle Rückblick auf WCEU 2026 auf WordPress.org nennt für Krakau im ICE Kraków Congress Centre 2458 Ticketinhaber aus 81 Ländern, und fast jeder Vierte war zum ersten Mal bei WordCamp Europe. Das Programm umfasste 49 Vorträge und acht Workshops. Deshalb habe ich im selben Beitrag geschrieben, unser Ziel sei es, “diesen Standard zu halten und ihn am besten noch anzuheben” (Mariusz Szatkowski auf LinkedIn, eigene Übersetzung).

Die Besetzung des Budget Teams von WCEU 2027 laut Organisatorenseite:

Einige von uns kennen das Verhalten des WCEU-Budgets aus früheren Ausgaben, andere schauen mit frischem Blick darauf und hinterfragen jede Annahme. Diese Mischung funktioniert gut. Meine ersten zwei Jahre habe ich im Beitrag Ich bin im Organisationsteam des WordCamp Europe 2025 (Budget Team) beschrieben, zusammen mit den allgemeinen Budgetregeln eines WordCamps. Hier gehe ich einen Schritt weiter, zu den Werkzeugen selbst.

#Wer finanziert WordCamps

Finanzieller und rechtlicher Träger der offiziellen WordCamps ist WordPress Community Support PBC (WPCS). Die Handbuchseite zur Struktur der Rechtsträger beschreibt den Aufbau so:

• WPCS ist eine gemeinwohlorientierte Gesellschaft (Public Benefit Corporation), deren einzige Anteilseignerin (100 %) die WordPress Foundation ist,
• WPCS zahlt Einkommensteuer wie ein gewöhnliches Unternehmen, die Foundation ist eine Non-Profit-Organisation,
• die gesamte finanzielle Abwicklung der WordCamps läuft über WPCS, nicht über die Foundation.

Auf LinkedIn habe ich geschrieben, dass wir mit der Finanzabteilung der WordPress Foundation und mit anderen Flaggschiff-WordCamps an einer gemeinsamen Methode arbeiten, Budgets nachzuverfolgen, “damit sich jeder Euro leichter nachvollziehen lässt” (Mariusz Szatkowski auf LinkedIn, eigene Übersetzung). Formal liegt das Geld der WordCamps bei einer Tochtergesellschaft der Foundation, also bei WPCS.

Die Seite zur Abwicklung über WPCS bezeichnet WordCamp Central als Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung jedes WordCamps. Jedes Team führt sein Budget im Dashboard der eigenen Website, im Menü Budget > Budget. Sobald ein Program Supporter das Budget freigegeben hat, muss das Team nicht erst einen bestimmten Betrag einsammeln, um eine Anzahlung für den Veranstaltungsort oder andere Vorabkosten zu leisten. Überschüsse bleiben bei WPCS und unterstützen andere Community-Veranstaltungen.

#Wie funktioniert das Budget-Werkzeug von WordCamp.org

Ein WordCamp-Budget ist ein Objekt mit drei Versionen und drei Status. Ich beschreibe es anhand der Datei wordcamp-payments/includes/budget-tool.php im öffentlichen Repository von WordCamp.org, im Branch production vom Oktober 2026.

1. Die Vorabversion (prelim) hat den Status draft. Das Team bearbeitet sie und kann WordCamp Central um eine Durchsicht bitten, ohne sie zur Freigabe einzureichen.
2. Das Einreichen zur Freigabe setzt den Status auf pending und schickt eine Mail mit einem Link zum Budget an [email protected].
3. Eine Ablehnung führt zurück zu draft. Eine Freigabe setzt approved, speichert, wer freigegeben hat, und kopiert die Vorabversion an zwei Stellen: in die genehmigte Version (approved) und in die Arbeitsversion (working).

Ab diesem Moment aktualisiert das Team nur noch die Arbeitsversion. Die genehmigte Version bleibt eingefroren, und ein Reset-Button setzt die Arbeitsversion auf die genehmigte zurück. So sieht man jederzeit die Differenz zwischen Plan und aktueller Prognose. Jede Position hat einen Typ (Einnahme oder Ausgabe), eine Kategorie, einen Betrag, eine Notiz und optional eine Verknüpfung mit anderen Werten. Das Budget lässt sich als CSV exportieren. Das Werkzeug hält außerdem drei Sicherungskopien früherer Speicherstände, weil es, wie die Autoren in einem Kommentar schreiben, Meldungen über beim Speichern verlorene Budgets gab.

#Wie läuft eine Zahlung an Dienstleister bei einem WordCamp ab

Eine Zahlung an einen Dienstleister (Veranstaltungsort, Catering, Technik, Druck) läuft über den Antrag Vendor Payment im Dashboard der WordCamp-Website. Das Handbuchkapitel zu Zahlungsanträgen und das Formular im Code verlangen mehrere Gruppen von Angaben:

• allgemeine Angaben: Beschreibung, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Betrag, Währung, Kategorie, gewünschtes Zahlungsdatum,
• Angaben zum Dienstleister: Name, Adresse, Telefon, am besten auch eine Kontaktperson und eine E-Mail-Adresse,
• Zahlungsart: Überweisung (wire), ACH, Scheck oder Karte,
• Anhänge: Rechnung, Vertrag zur Unterschrift, Kartenautorisierung, Bankunterlagen.

Ein Antrag ohne Unterlagen wartet, bis sie eintreffen. Außerhalb der USA ist die Überweisung (wire) der Standard, weil ACH und Schecks nur in den Vereinigten Staaten funktionieren. Die Karte ist das letzte Mittel, wegen des Zeitaufwands und des Betrugsrisikos. Die Kategorien im Code umfassen unter anderem Veranstaltungsort, Essen und Getränke, Audio und Video, Beschilderung und Namensschilder, Merchandise, die Veranstaltung für Speaker und die After-Party.

Die Status eines Antrags laut Handbuch und Datei wordcamp-payments/includes/wordcamp-budgets.php:

Anträge werden von Montag bis Freitag bearbeitet, außer an US-Bankfeiertagen. Auf der Seite von WordCamp Central exportiert das Netzwerk-Dashboard Zahlungen in mehreren Formaten: als einfache CSV, als Dateien für JP Morgan (Überweisungen, ACH, Schecks) und als SEPA Credit Transfer im Format ISO 20022 XML. Der Code zeigt, dass es diesen Export gibt. Er sagt nicht, welchen Weg eine bestimmte Zahlung eines bestimmten WordCamps nimmt.

#Wie bekommt ein Organisator Auslagen erstattet

Eine Kostenerstattung (Reimbursement Request) betrifft genehmigte Ausgaben, die ein Organisator aus eigener Tasche bezahlt hat und für die er einen Beleg hat. Das Kapitel zu Erstattungen stellt vier Regeln auf:

• ein Antrag pro zahlender Person, weil jede Transaktion WPCS eine Gebühr kostet,
• der Antrag bleibt bis zum Ende des WordCamps im Entwurf und sammelt weitere Ausgaben,
• Kartennummern auf Belegen müssen vor dem Hochladen geschwärzt werden,
• Ausgaben in mehreren Währungen erfordern eine Rücksprache mit [email protected].

Jede Ausgabe hat eine Kategorie, eine Beschreibung, ein Datum, einen Betrag, den Namen des Verkäufers und die Angabe, ob der Verkäufer lokal oder online war. Das Handbuch erklärt das letzte Feld: Einmal im Jahr prüft WordCamp Central, ob ein Anbieter so oft genutzt wird, dass sich ein Rabatt für das gesamte Programm verhandeln lässt. Der Code bietet sechs Erstattungsgründe zur Auswahl: Kauf in letzter Minute, Dienstleister verlangte Bargeld, Dienstleister verlangte Zahlung bei Lieferung, Bequemlichkeit des Organisators, fehlgeschlagene Zahlung von Central und ein anderer Grund mit Beschreibung.

#Wie kommt eine Sponsorenrechnung in QuickBooks

Eine Sponsorenrechnung läuft über WordCamp.org nach QuickBooks Online. Laut der Seite zum Datenschutz bei Finanzdaten trägt das Team die Daten des Sponsors ein und reicht einen Rechnungsantrag ein, ein Program Supporter gibt ihn frei, und die Rechnung entsteht in QuickBooks und geht per Mail an den Sponsor. Der Code in wordcamp-payments-network/includes/sponsor-invoices-dashboard.php fragt QuickBooks in Paketen zu je 20 Rechnungen ab und markiert bezahlte als Paid auf der WordCamp-Website. Eine in QuickBooks erstellte Rechnung wird für die Bearbeitung gesperrt, damit beide Kopien übereinstimmen.

Dieselbe Seite beschreibt den Datenschutz. Finanz- und Personendaten in Zahlungs- und Erstattungsanträgen sind verschlüsselt, nur der Antragsteller und die Finanzadministratoren sehen sie, und nach dem Status Paid werden sie gelöscht.

#Wann und wo findet WordCamp Europe 2027 statt

WordCamp Europe 2027 findet vom 27. bis 29. Mai 2027 in Málaga in Spanien statt, im FYCMA (Trade Fair and Congress Center of Málaga), laut offizieller Website von WCEU 2027. Lead Organisers sind Emma Wager, Lucas Radke und Nilo Vélez. Emma hat in Krakau das Budget Team geleitet, deshalb habe ich aus nächster Nähe gesehen, mit wie viel Sorgfalt sie jedes Detail angeht.

Die Organisatorenseite nennt am 20. Oktober 2026 106 Personen in 13 Gruppen:

Ein Teil des Teams kommt aus früheren Ausgaben: Laura Sacco und Uros Tasic, Lead Organisers in Basel, arbeiten in Attendee Services, und Ivelina Dimova und Angelos Synadakis, Lead Organisers in Krakau, sind in den Teams Speakers und Website.

#Wie kann man bei WordCamp Europe 2027 mitmachen

Bei WCEU 2027 können Sie auf drei Wegen mitmachen, mit unterschiedlichen Fristen.

#Als Organisator

Der Call for Organisers wurde am 31. Juli 2026 geschlossen. Die Planung begann im August 2026, und die meisten Teams treffen sich wöchentlich oder alle zwei Wochen bis Mai 2027. Die Bewerbungsseite rät Städten, die über die Ausrichtung von WCEU 2028 nachdenken, mit einem Jahr im Team 2027 anzufangen. Die Beschreibung des Budget Teams in der Teamübersicht nennt Erfahrung im Finanzbereich, Budgetverwaltung, Sorgfalt im Detail und analytische Fähigkeiten.

#Als Freiwillige oder Speaker

Am 20. Oktober 2026 hatte die Website von WCEU 2027 noch keinen Aufruf für Freiwillige oder Speaker. Es gibt eine Newsletter-Anmeldung. Laut Teambeschreibung rekrutiert, schult und koordiniert das Team Volunteers über 250 Personen an den drei Veranstaltungstagen. Wie die Bedingungen in Basel aussahen, habe ich im Beitrag von 2025 beschrieben.

#Als Studierende über WordPress Credits

WordPress Credits ist ein von der WordPress Foundation unterstütztes Programm, in dem Studierende von Partnerhochschulen echte Beiträge zum WordPress-Projekt leisten und dafür Studienleistungspunkte erhalten. Der Kurs hat drei Module: Onboarding, Projekt und Abschlussbericht mit Zertifikat. Den Teilnehmenden stehen über 90 Mentoren zur Verfügung. Es bewirbt sich die Hochschule über ein Formular, das Lehrende oder die Verwaltung ausfüllen, nicht einzelne Studierende. Ich bin einer der Mentoren.

#Warum ist Hanna im Budget Team

Hanna Szatkowska, meine Tochter, ist zusammen mit mir dem Budget Team von WCEU 2027 beigetreten. Junge Menschen in die Community zu holen ist mir wichtig, und aus demselben Grund betreue ich Studierende bei WordPress Credits. Hanna von innen zu zeigen, wie ein Flaggschiff-WordCamp entsteht, ist der beste Weg, den ich kenne.

Dieselbe Arbeit, also Budget, Angebote, Verträge und Abrechnungen mit Werkzeugen, die auf WordPress aufbauen, liegt nah an dem, was ich beruflich als WordPress-Entwickler mache. Mehr über mich finden Sie auf der Seite Über mich. Wir sehen uns in Málaga.