Por tercer año seguido coorganizo WordCamp Europe: en 2025 en Basilea, en 2026 en Cracovia y ahora en el Budget Team de la edición WCEU 2027 en Málaga, del 27 al 29 de mayo de 2027. Este texto amplía mi publicación de LinkedIn con las dos cosas que más me han preguntado: cómo pasa el dinero de un WordCamp insignia por las herramientas de WordCamp.org y cómo unirse a la comunidad que hace todo esto posible.
Aquí no doy cifras de dinero ni detalles internos del equipo. Todo lo que describo sale del manual público para organizadores, del código público de WordCamp.org y de mis propias palabras ya publicadas.
Qué escribí sobre el Budget Team de WCEU 2027
En LinkedIn describí así el trabajo del equipo: “Es la parte del evento que casi nadie ve, pero sin ella no pasa nada. Presupuestos, contratos y facturas pasan por nosotros antes de que una idea se haga realidad” (Mariusz Szatkowski en LinkedIn, traducción propia).
El listón está alto. El resumen oficial de WCEU 2026 en WordPress.org indica que Cracovia reunió en el ICE Kraków Congress Centre a 2458 asistentes con entrada de 81 países, y que casi uno de cada cuatro iba a WordCamp Europe por primera vez. El programa tuvo 49 charlas y ocho talleres. Por eso escribí en esa misma publicación que “queremos mantener ese nivel y, a ser posible, elevarlo” (Mariusz Szatkowski en LinkedIn, traducción propia).
Composición del Budget Team de WCEU 2027 según la página de organizadores:
| Persona | Budget Team 2025 (Basilea) | Budget Team 2026 (Cracovia) |
|---|---|---|
| Toze Vasconcelos (dirige el equipo) | sí | sí |
| Carolina Osório Pinho | no | sí |
| Juan Hernando | no | no |
| Lidia Marbán | no | no |
| Tiago Vasconcelos | no | no |
| Hanna Szatkowska | no | no |
| Mariusz Szatkowski | sí | sí |
Algunos conocemos cómo se comporta el presupuesto de WCEU por ediciones anteriores; otros lo miran con ojos nuevos y cuestionan cada supuesto. La mezcla funciona bien. Conté mis dos primeros años en el artículo Formo parte del equipo organizador de WordCamp Europe 2025 (Budget Team), junto con las normas generales del presupuesto de un WordCamp. Aquí doy un paso más y entro en las propias herramientas.
Quién financia los WordCamps oficiales
El respaldo financiero y legal de los WordCamps oficiales es WordPress Community Support PBC (WPCS). La página del manual sobre la estructura de entidades describe el esquema:
- WPCS es una sociedad de beneficio público cuyo único accionista (100%) es la Fundación WordPress,
- WPCS paga impuesto sobre sociedades como cualquier empresa, mientras que la Fundación es una organización sin ánimo de lucro,
- toda la actividad financiera de los WordCamps pasa por WPCS, no por la Fundación.
En LinkedIn conté que colaboramos con el área financiera de la Fundación WordPress y con otros WordCamps insignia en una forma común de seguir los presupuestos, “para que cada euro sea más fácil de rastrear” (Mariusz Szatkowski en LinkedIn, traducción propia). Formalmente, el dinero de los WordCamps está en la filial de la Fundación, es decir, en WPCS.
La página sobre la gestión del dinero a través de WPCS llama a WordCamp Central el departamento de cobros y pagos de cada WordCamp. Cada equipo lleva el presupuesto en el panel de su web, en el menú Budget > Budget. Una vez que el program supporter aprueba el presupuesto, no hace falta reunir antes una cantidad concreta para pagar el anticipo de la sede u otros gastos por adelantado. Los excedentes se quedan en WPCS para apoyar otros eventos de la comunidad.
Cómo funciona el presupuesto en la herramienta de WordCamp.org
El presupuesto de un WordCamp es un objeto con tres versiones y tres estados. Lo describo a partir del archivo wordcamp-payments/includes/budget-tool.php del repositorio público de WordCamp.org, en la rama production de octubre de 2026.
- Versión preliminar (
prelim) con estadodraft. El equipo la edita y puede pedir a WordCamp Central una revisión sin enviarla a aprobación. - El envío a aprobación cambia el estado a
pendingy manda un correo a [email protected] con el enlace al presupuesto. - El rechazo vuelve a
draft. La aprobación poneapproved, registra quién aprobó y copia la versión preliminar en dos sitios: la versión aprobada (approved) y la de trabajo (working).
A partir de ese momento el equipo solo actualiza la versión de trabajo. La aprobada queda congelada, y un botón de restablecer devuelve la de trabajo al estado de la aprobada. Así se ve en todo momento la diferencia entre el plan y la previsión actual. Cada partida tiene tipo (ingreso o gasto), categoría, importe, nota y un vínculo opcional con otros valores. El presupuesto se puede exportar a CSV. La herramienta guarda además tres copias de seguridad de los guardados anteriores porque, como explican los autores en un comentario, hubo avisos de presupuestos perdidos al guardar.
Cómo se paga a un proveedor en un WordCamp
El pago a un proveedor (sede, catering, técnica, imprenta) se tramita con una solicitud Vendor Payment en el panel de la web del WordCamp. El capítulo del manual sobre pagos a proveedores y el formulario del código piden varios grupos de datos:
- datos generales: descripción, número y fecha de la factura, importe, moneda, categoría y fecha de pago solicitada,
- datos del proveedor: nombre, dirección, teléfono y, a ser posible, persona de contacto y correo electrónico,
- datos de pago: transferencia (wire), ACH, cheque o tarjeta,
- adjuntos: factura, contrato para firmar, autorización de tarjeta y documentos bancarios.
Una solicitud sin documentos espera hasta que llegan. Fuera de Estados Unidos lo normal es la transferencia (wire), porque ACH y los cheques solo funcionan allí. La tarjeta es el último recurso, por el tiempo que lleva y el riesgo de fraude. Entre las categorías del código están la sede, comida y bebida, audio y vídeo, señalética y acreditaciones, merchandising, el evento para ponentes y la fiesta posterior.
Estados de la solicitud según el manual y el archivo wordcamp-payments/includes/wordcamp-budgets.php:
| Estado | Significado |
|---|---|
Draft | solicitud editable, aún sin enviar |
Incomplete | Central necesita más información del autor |
Pending Approval | el program supporter compara la solicitud con el presupuesto aprobado |
Needs Follow-up | estado presente en el código; el manual de 2023 no lo describe |
Approved | revisada con el presupuesto, pendiente de pago |
Payment Sent | orden enviada al banco |
Paid | el dinero salió de la cuenta y llegó al banco del destinatario |
Failed | el banco del destinatario no aceptó la transferencia |
Cancelled | Central canceló el pago, normalmente a petición del organizador |
Las solicitudes se tramitan de lunes a viernes, salvo los festivos bancarios de Estados Unidos. Del lado de WordCamp Central, el panel de red exporta los pagos en varios formatos: CSV normal, archivos para JP Morgan (transferencias, ACH, cheques) y SEPA Credit Transfer en formato ISO 20022 XML. El código muestra que esa exportación existe. No dice por qué vía va un pago concreto de un WordCamp concreto.
Cómo se reembolsan los gastos a un organizador
El reembolso (Reimbursement Request) cubre gastos aprobados que el organizador pagó de su bolsillo y de los que tiene recibo. El capítulo sobre reembolsos fija cuatro reglas:
- una solicitud por persona que paga, porque cada transacción le cuesta una comisión a WPCS,
- la solicitud se queda en borrador hasta el final del WordCamp y va sumando gastos,
- los números de tarjeta de los recibos deben taparse antes de subirlos,
- los gastos en varias monedas requieren escribir a [email protected].
Cada gasto lleva categoría, descripción, fecha, importe, nombre del vendedor y si el vendedor era local o en línea. El manual explica este último campo: una vez al año WordCamp Central revisa si algún proveedor es tan habitual que merece la pena negociar un descuento para todo el programa. El código ofrece seis motivos de reembolso a elegir: compra de última hora, el proveedor exigía efectivo, el proveedor exigía pago a la entrega, comodidad del organizador, pago fallido desde Central y otro motivo con descripción.
Cómo llega una factura de patrocinio a QuickBooks
La factura de patrocinio pasa por WordCamp.org hasta QuickBooks Online. Según la página sobre la privacidad de los datos financieros, el equipo introduce los datos del patrocinador y envía la solicitud de factura, el program supporter la aprueba, y la factura se crea en QuickBooks y se envía por correo al patrocinador. El código de wordcamp-payments-network/includes/sponsor-invoices-dashboard.php consulta QuickBooks en lotes de 20 facturas y marca las cobradas como Paid en la web del WordCamp. La factura creada en QuickBooks se bloquea para su edición, para que ambas copias coincidan.
La misma página describe la protección de datos. Los datos financieros y personales de las solicitudes de pago y reembolso van cifrados, solo los ven el autor de la solicitud y los administradores financieros, y se eliminan tras el estado Paid.
Cuándo y dónde se celebra WordCamp Europe 2027
WordCamp Europe 2027 se celebrará en Málaga (España), del 27 al 29 de mayo de 2027, en FYCMA (Trade Fair and Congress Center of Málaga), según la web oficial de WCEU 2027. Los lead organisers son Emma Wager, Lucas Radke y Nilo Vélez. Emma dirigió el Budget Team en Cracovia, así que vi de cerca el cuidado que pone en cada detalle.
La página de organizadores enumeraba el 20 de octubre de 2026 a 106 personas en 13 grupos:
| Grupo | Personas |
|---|---|
| Lead Organisers | 3 |
| Attendee Services | 8 |
| Budget | 7 |
| Communications, Marketing & PR | 13 |
| Community | 13 |
| Design | 11 |
| IT | 4 |
| Local | 7 |
| Photo | 5 |
| Speakers | 9 |
| Sponsors | 10 |
| Volunteers | 8 |
| Website | 8 |
Parte del equipo viene de ediciones anteriores: Laura Sacco y Uros Tasic, lead organisers de Basilea, trabajan en Attendee Services, e Ivelina Dimova y Angelos Synadakis, lead organisers de Cracovia, están en los equipos Speakers y Website.
Cómo participar en WordCamp Europe 2027
Hay tres vías para sumarse a WCEU 2027, cada una con sus plazos.
Organizador
El Call for Organisers se cerró el 31 de julio de 2026. La planificación empezó en agosto de 2026 y la mayoría de los equipos se reúne cada semana o cada dos semanas hasta mayo de 2027. La página de la convocatoria aconseja a las ciudades que piensen en organizar WCEU 2028 que empiecen pasando un año en el equipo de 2027. La descripción del equipo de presupuesto en el resumen de equipos pide experiencia financiera, gestión de presupuestos, atención al detalle y capacidad analítica.
Voluntario y ponente
El 20 de octubre de 2026 la web de WCEU 2027 aún no tenía abiertas las convocatorias de voluntarios ni de ponentes. Ya se puede suscribir al boletín. La descripción de los equipos dice que el equipo Volunteers recluta, forma y coordina a más de 250 personas durante los tres días del evento. Cómo eran las condiciones en Basilea lo conté en el artículo de 2025.
Estudiante con WordPress Credits
WordPress Credits es un programa respaldado por la Fundación WordPress en el que estudiantes de universidades asociadas hacen contribuciones reales al proyecto WordPress y reciben créditos académicos por ello. El curso tiene tres módulos: incorporación, proyecto e informe final con certificado. Los participantes cuentan con más de 90 mentores. Se inscribe la universidad mediante un formulario que rellena un profesor o la administración, no el estudiante por su cuenta. Soy uno de los mentores.
Por qué Hanna está en el Budget Team
Hanna Szatkowska, mi hija, se unió conmigo al Budget Team de WCEU 2027. Atraer a gente joven a la comunidad me importa, y por eso mismo soy mentor de estudiantes en WordPress Credits. Enseñarle a Hanna desde dentro cómo se hace un WordCamp insignia es la mejor manera que conozco.
Este mismo trabajo, es decir, presupuestos, cotizaciones, contratos y liquidaciones con herramientas construidas sobre WordPress, se parece mucho a lo que hago profesionalmente como desarrollador WordPress. Hay más sobre mí en la página sobre nosotros. Nos vemos en Málaga.
