WordCamp Europe 2027 i Málaga: slik fungerer budsjettet til et flaggskip-WordCamp

For tredje år på rad er jeg med og arrangerer WordCamp Europe: i 2025 i Basel, i 2026 i Kraków, og nå i Budget Team for WCEU 2027 i Málaga, 27. til 29. mai 2027. Denne teksten bygger videre på LinkedIn-innlegget mitt med de to tingene jeg oftest har fått spørsmål om: hvordan pengene til et flaggskip-WordCamp går gjennom verktøyene på WordCamp.org, og hvordan du blir med i fellesskapet som gjør alt dette.

Jeg oppgir ingen beløp og ingen detaljer fra innsiden av teamet. Alt jeg beskriver, kommer fra den offentlige arrangørhåndboken, fra den offentlige koden til WordCamp.org og fra mine egne publiserte ord.

#Hva jeg skrev om Budget Team for WCEU 2027

På LinkedIn beskrev jeg arbeidet i teamet slik: “Det er den delen av arrangementet nesten ingen ser, men uten den skjer ingenting. Tilbud, kontrakter og fakturaer går gjennom oss før en idé blir virkelighet” (Mariusz Szatkowski på LinkedIn, egen oversettelse).

Lista ligger høyt. Den offisielle oppsummeringen av WCEU 2026 på WordPress.org oppgir at Kraków samlet 2458 billettinnehavere fra 81 land i ICE Kraków Congress Centre, og nesten hver fjerde var på WordCamp Europe for første gang. Programmet hadde 49 foredrag og åtte workshoper. Derfor skrev jeg i det samme innlegget at målet vårt er å “holde den standarden, og helst heve den” (Mariusz Szatkowski på LinkedIn, egen oversettelse).

Budget Team for WCEU 2027 ifølge arrangørsiden:

Noen av oss kjenner budsjettet til WCEU fra tidligere år, andre ser på det med friske øyne og stiller spørsmål ved hver antakelse. Den blandingen fungerer godt. Historien om mine to første år har jeg skrevet om i innlegget Jeg er med i arrangørteamet for WordCamp Europe 2025 (Budget Team), sammen med de generelle budsjettreglene for et WordCamp. Her går jeg et steg videre, til selve verktøyene.

#Hvem står økonomisk bak WordCamp

Den økonomiske og juridiske ryggraden for offisielle WordCamp-arrangementer er WordPress Community Support PBC (WPCS). Håndboken om selskapsstrukturen beskriver oppsettet slik:

• WPCS er et allmennyttig selskap (public benefit corporation) der WordPress Foundation er eneste aksjonær (100 %),
• WPCS betaler inntektsskatt som et vanlig selskap, mens stiftelsen er en ideell organisasjon,
• all økonomisk aktivitet i WordCamp-arrangementene går gjennom WPCS, ikke gjennom stiftelsen.

På LinkedIn skrev jeg at vi samarbeider med økonomiavdelingen i WordPress Foundation og med de andre flaggskip-WordCampene om en felles måte å følge budsjettene på, “slik at hver euro blir lettere å følge” (Mariusz Szatkowski på LinkedIn, egen oversettelse). Formelt ligger pengene til WordCamp-arrangementene i et datterselskap av stiftelsen, altså i WPCS.

Siden om økonomihåndtering gjennom WPCS kaller WordCamp Central for reskontroavdelingen til hvert WordCamp, både for inngående og utgående betalinger. Hvert team fører budsjettet i kontrollpanelet på sitt eget nettsted, i menyen Budget > Budget. Når en program supporter har godkjent budsjettet, trenger teamet ikke først å samle inn et bestemt beløp for å betale depositum for lokalet eller andre kostnader på forhånd. Overskudd blir værende i WPCS og går til andre arrangementer i fellesskapet.

#Hvordan ser budsjettet ut i WordCamp.org-verktøyet

Budsjettet til et WordCamp er et objekt med tre versjoner og tre statuser. Beskrivelsen bygger på filen wordcamp-payments/includes/budget-tool.php i det offentlige WordCamp.org-repositoriet, i grenen production fra oktober 2026.

1. Foreløpig versjon (prelim) med status draft. Teamet redigerer den og kan be WordCamp Central om en gjennomgang uten å sende den til godkjenning.
2. Innsending til godkjenning endrer statusen til pending og sender en e-post til [email protected] med lenke til budsjettet.
3. Avslag sender den tilbake til draft. Godkjenning setter approved, lagrer hvem som godkjente, og kopierer den foreløpige versjonen til to steder: den godkjente versjonen (approved) og arbeidsversjonen (working).

Fra da av oppdaterer teamet bare arbeidsversjonen. Den godkjente versjonen fryses, og en tilbakestillingsknapp setter arbeidsversjonen tilbake til den godkjente. Slik ser du til enhver tid forskjellen mellom planen og den løpende prognosen. Hver post har en type (inntekt eller utgift), kategori, beløp, notat og en valgfri kobling til andre verdier. Budsjettet kan eksporteres til CSV. Verktøyet beholder også tre sikkerhetskopier av tidligere lagringer, fordi det, som utviklerne skriver i en kodekommentar, har kommet meldinger om budsjetter som forsvant ved lagring.

#Hvordan betaler et WordCamp en leverandør

En betaling til en leverandør (lokale, catering, teknikk, trykk) går gjennom en Vendor Payment-forespørsel i kontrollpanelet på WordCamp-nettstedet. Kapittelet i håndboken om betalingsforespørsler og skjemaet i koden krever flere grupper med opplysninger:

• generelle opplysninger: beskrivelse, fakturanummer og fakturadato, beløp, valuta, kategori, ønsket betalingsfrist,
• leverandøropplysninger: navn, adresse, telefon, og helst også kontaktperson og e-post,
• betalingsmåte: bankoverføring (wire), ACH, sjekk eller kort,
• vedlegg: faktura, kontrakt til signering, kortautorisasjon, bankdokumenter.

En forespørsel uten dokumenter blir liggende til dokumentene kommer. Utenfor USA er bankoverføring (wire) standard, fordi ACH og sjekk bare fungerer i USA. Kort er siste utvei, på grunn av tidsbruk og svindelrisiko. Kategoriene i koden omfatter blant annet lokale, mat og drikke, lyd og video, skilting og navneskilt, profileringsartikler, arrangement for foredragsholdere og afterparty.

Statusene for forespørselen ifølge håndboken og filen wordcamp-payments/includes/wordcamp-budgets.php:

Forespørsler behandles mandag til fredag, unntatt på amerikanske bankfridager. På WordCamp Central-siden eksporterer nettverkspanelet betalinger i flere formater: vanlig CSV, filer for JP Morgan (overføringer, ACH, sjekker) og SEPA Credit Transfer i formatet ISO 20022 XML. Koden viser at en slik eksport finnes. Den sier ikke hvilken vei en bestemt betaling for et bestemt WordCamp tar.

#Hvordan får en arrangør refundert utlegg

Refusjon (Reimbursement Request) gjelder godkjente utgifter som arrangøren har betalt av egen lomme og har kvittering for. Kapittelet om refusjoner setter fire regler:

• én forespørsel per person som har betalt, fordi hver transaksjon koster WPCS et gebyr,
• forespørselen blir liggende som utkast til WordCampet er over, og samler flere utgifter underveis,
• kortnumre på kvitteringer må sladdes før opplasting,
• utgifter i flere valutaer krever kontakt med [email protected].

Hver utgift har kategori, beskrivelse, dato, beløp, navnet på selgeren og en markering av om selgeren var lokal eller på nett. Håndboken forklarer det siste feltet: én gang i året sjekker WordCamp Central om en leverandør er så populær at det lønner seg å forhandle fram rabatt for hele programmet. Koden gir seks begrunnelser for refusjon å velge mellom: kjøp i siste liten, leverandøren krevde kontant betaling, leverandøren krevde betaling ved levering, praktisk for arrangøren, mislykket betaling fra Central og annen begrunnelse med beskrivelse.

#Hvordan havner en sponsorfaktura i QuickBooks

En sponsorfaktura går gjennom WordCamp.org til QuickBooks Online. Ifølge siden om personvern for økonomiske data legger teamet inn sponsorens opplysninger og sender en fakturaforespørsel, en program supporter godkjenner den, og fakturaen opprettes i QuickBooks og sendes på e-post til sponsoren. Koden i wordcamp-payments-network/includes/sponsor-invoices-dashboard.php spør QuickBooks i puljer på 20 fakturaer og merker de betalte som Paid på WordCamp-nettstedet. En faktura som er opprettet i QuickBooks, låses for redigering, slik at de to kopiene stemmer overens.

Den samme siden beskriver databeskyttelsen. Økonomiske opplysninger og personopplysninger i betalings- og refusjonsforespørsler er kryptert, bare den som sendte inn forespørselen og økonomiadministratorene kan se dem, og de slettes når statusen er Paid.

#Når og hvor er WordCamp Europe 2027

WordCamp Europe 2027 arrangeres i Málaga i Spania 27. til 29. mai 2027, i FYCMA (Trade Fair and Congress Center of Málaga), ifølge den offisielle nettsiden for WCEU 2027. Lead organisers er Emma Wager, Lucas Radke og Nilo Vélez. Emma ledet Budget Team i Kraków, så jeg har sett på nært hold hvor nøye hun er med hver detalj.

Arrangørsiden lister per 20. oktober 2026 106 personer i 13 grupper:

En del av teamet kommer fra tidligere år: Laura Sacco og Uros Tasic, lead organisers i Basel, jobber i Attendee Services, mens Ivelina Dimova og Angelos Synadakis, lead organisers i Kraków, er med i teamene Speakers og Website.

#Hvordan blir man med i WordCamp Europe 2027

Det finnes tre veier inn i WCEU 2027, med ulike frister.

#Arrangør

Call for Organisers stengte 31. juli 2026. Planleggingen startet i august 2026, og de fleste teamene møtes hver uke eller annenhver uke helt fram til mai 2027. Opptakssiden anbefaler byer som vurderer å arrangere WCEU 2028, å begynne med et år i 2027-teamet. Beskrivelsen av budsjetteamet i oversikten over teamene nevner økonomisk erfaring, budsjettstyring, øye for detaljer og analytiske ferdigheter.

#Frivillig og foredragsholder

Per 20. oktober 2026 hadde nettsiden for WCEU 2027 ennå ikke åpnet opptak av frivillige eller foredragsholdere. Påmelding til nyhetsbrevet er åpen. Ifølge teambeskrivelsene rekrutterer, lærer opp og leder Volunteers-teamet over 250 personer gjennom de tre dagene arrangementet varer. Hvordan forholdene var i Basel, skrev jeg om i innlegget fra 2025.

#Student gjennom WordPress Credits

WordPress Credits er et program støttet av WordPress Foundation der studenter ved partneruniversiteter gir reelle bidrag til WordPress-prosjektet og får studiepoeng for det. Kurset har tre moduler: onboarding, prosjekt og sluttrapport med sertifikat. Deltakerne har over 90 mentorer å spørre. Det er universitetet som søker, via et skjema som fylles ut av en foreleser eller administrasjonen, ikke den enkelte studenten. Jeg er en av mentorene.

#Hvorfor er Hanna med i Budget Team

Hanna Szatkowska, datteren min, ble med i Budget Team for WCEU 2027 sammen med meg. Det er viktig for meg å trekke unge mennesker inn i fellesskapet, og av samme grunn er jeg mentor for studenter i WordPress Credits. Å vise Hanna fra innsiden hvordan et flaggskip-WordCamp blir til, er den beste måten jeg vet om.

Det samme arbeidet, altså budsjett, tilbud, kontrakter og oppgjør gjennom verktøy bygget på WordPress, ligger tett opp til det jeg gjør til daglig som WordPress-utvikler. Mer om meg finner du på siden om meg. Vi ses i Málaga.