Trzeci rok z rzędu współorganizuję WordCamp Europe: w 2025 roku w Bazylei, w 2026 w Krakowie, a teraz w Budget Team edycji WCEU 2027 w Maladze, 27-29 maja 2027. Ten tekst rozwija mój wpis z LinkedIna o dwie rzeczy, o które pytano mnie najczęściej: jak pieniądze flagowego WordCampa przechodzą przez narzędzia WordCamp.org i jak dołączyć do społeczności, która to wszystko robi.
Nie podaję tu żadnych kwot ani szczegółów z wnętrza zespołu. Wszystko, co opisuję, pochodzi z publicznego podręcznika organizatorów, z publicznego kodu WordCamp.org i z moich własnych opublikowanych słów.
Co napisałem o Budget Team WCEU 2027
Na LinkedInie opisałem pracę zespołu tak: “To ta część wydarzenia, której prawie nikt nie widzi, a bez której nic się nie dzieje. Wyceny, umowy i faktury przechodzą przez nas, zanim pomysł stanie się rzeczywistością” (Mariusz Szatkowski na LinkedInie, tłumaczenie własne).
Poprzeczka jest wysoko. Oficjalne podsumowanie WCEU 2026 na WordPress.org podaje, że Kraków zgromadził w ICE Kraków Congress Centre 2458 posiadaczy biletów z 81 krajów, a prawie co czwarty był na WordCamp Europe po raz pierwszy. Program miał 49 prelekcji i osiem warsztatów. Dlatego w tym samym wpisie napisałem, że “naszym celem jest utrzymać ten standard, a najlepiej go podnieść” (Mariusz Szatkowski na LinkedInie, tłumaczenie własne).
Skład Budget Team WCEU 2027 według strony organizatorów:
| Osoba | Budget Team 2025 (Bazylea) | Budget Team 2026 (Kraków) |
|---|---|---|
| Toze Vasconcelos (prowadzi zespół) | tak | tak |
| Carolina Osório Pinho | nie | tak |
| Juan Hernando | nie | nie |
| Lidia Marbán | nie | nie |
| Tiago Vasconcelos | nie | nie |
| Hanna Szatkowska | nie | nie |
| Mariusz Szatkowski | tak | tak |
Część z nas zna zachowanie budżetu WCEU z poprzednich edycji, część patrzy świeżym okiem i kwestionuje każde założenie. Ta mieszanka działa dobrze. Historię moich dwóch pierwszych lat opisałem we wpisie Jestem w zespole organizacyjnym WordCamp Europe 2025 (Budget Team), razem z ogólnymi zasadami budżetu WordCampa. Tutaj idę krok dalej, do samych narzędzi.
Kto stoi finansowo za WordCampami
Finansowym i prawnym zapleczem oficjalnych WordCampów jest WordPress Community Support PBC (WPCS). Podręcznik o strukturze podmiotów opisuje ten układ:
- WPCS to spółka pożytku publicznego, której jedynym udziałowcem (100%) jest Fundacja WordPress,
- WPCS płaci podatek dochodowy jak zwykła spółka, a Fundacja jest organizacją non profit,
- cała działalność finansowa WordCampów przechodzi przez WPCS, nie przez Fundację.
Na LinkedInie napisałem, że współpracujemy z finansami Fundacji WordPress i z innymi flagowymi WordCampami nad wspólnym sposobem śledzenia budżetów, “żeby każde euro było łatwiej prześledzić” (Mariusz Szatkowski na LinkedInie, tłumaczenie własne). Formalnie pieniądze WordCampów są w spółce zależnej Fundacji, czyli w WPCS.
Strona o rozliczeniach przez WPCS nazywa WordCamp Central działem należności i zobowiązań każdego WordCampa. Każdy zespół trzyma budżet w panelu swojej strony, w menu Budget > Budget. Po zatwierdzeniu budżetu przez opiekuna z WordCamp Central (w handbooku: program supporter) nie trzeba najpierw zebrać określonej kwoty, żeby zapłacić zaliczkę za salę czy inne koszty z góry. Nadwyżki zostają w WPCS na wsparcie innych wydarzeń społeczności.
Jak wygląda budżet w narzędziu WordCamp.org
Budżet WordCampa to obiekt z trzema wersjami i trzema statusami. Opisuję to na podstawie pliku wordcamp-payments/includes/budget-tool.php w publicznym repozytorium WordCamp.org, w gałęzi production z października 2026.
- Wersja wstępna (
prelim) ze statusemdraft. Zespół ją edytuje i może poprosić WordCamp Central o recenzję bez wysyłania do zatwierdzenia. - Wysłanie do zatwierdzenia zmienia status na
pendingi wysyła mail na [email protected] z linkiem do budżetu. - Odrzucenie wraca do
draft. Zatwierdzenie ustawiaapproved, zapisuje, kto zatwierdził, i kopiuje wersję wstępną do dwóch miejsc: wersji zatwierdzonej (approved) i roboczej (working).
Od tej chwili zespół aktualizuje tylko wersję roboczą. Wersja zatwierdzona zostaje zamrożona, a przycisk resetu przywraca roboczą do zatwierdzonej. Dzięki temu w każdej chwili widać różnicę między planem a bieżącą prognozą. Każda pozycja ma typ (przychód lub wydatek), kategorię, kwotę, notatkę i opcjonalne powiązanie z innymi wartościami. Budżet można wyeksportować do CSV. Narzędzie trzyma też trzy kopie zapasowe poprzednich zapisów, bo, jak piszą autorzy w komentarzu, zdarzały się zgłoszenia utraty budżetu przy zapisie.
Jak przebiega płatność dla dostawcy na WordCampie
Płatność dla dostawcy (sala, catering, technika, druk) idzie przez wniosek Vendor Payment w panelu strony WordCampa. Rozdział podręcznika o płatnościach dla dostawców i formularz w kodzie wymagają kilku grup danych:
- dane ogólne: opis, numer i data faktury, kwota, waluta, kategoria, żądany termin płatności,
- dane dostawcy: nazwa, adres, telefon, a najlepiej też osoba kontaktowa i e-mail,
- dane płatności: przelew (wire), ACH, czek albo karta,
- załączniki: faktura, umowa do podpisu, autoryzacja karty, dokumenty bankowe.
Wniosek bez dokumentów czeka, aż dokumenty dotrą. Poza USA podstawą jest przelew (wire), bo ACH i czeki działają wyłącznie w Stanach. Karta to ostateczność, ze względu na czas i ryzyko oszustw. Kategorie w kodzie obejmują między innymi salę, jedzenie i napoje, audio i wideo, oznakowanie i identyfikatory, gadżety, wydarzenie dla prelegentów i after party.
Statusy wniosku według podręcznika i pliku wordcamp-payments/includes/wordcamp-budgets.php:
| Status | Znaczenie |
|---|---|
Draft | wniosek edytowalny, jeszcze niewysłany |
Incomplete | Central potrzebuje więcej informacji od autora |
Pending Approval | program supporter porównuje wniosek z zatwierdzonym budżetem |
Needs Follow-up | status obecny w kodzie, podręcznik z 2023 roku go nie opisuje |
Approved | sprawdzony z budżetem, czeka na płatność |
Payment Sent | dyspozycja przekazana do banku |
Paid | pieniądze wyszły z konta i dotarły do banku odbiorcy |
Failed | bank odbiorcy nie przyjął przelewu |
Cancelled | Central anulował płatność, zwykle na prośbę organizatora |
Wnioski są przetwarzane od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem świąt bankowych w USA. Po stronie WordCamp Central panel sieciowy eksportuje płatności w kilku formatach: zwykły CSV, pliki dla JP Morgan (przelewy, ACH, czeki) oraz SEPA Credit Transfer w formacie ISO 20022 XML. Kod pokazuje, że taki eksport istnieje. Nie mówi, którą drogą idzie konkretna płatność konkretnego WordCampa.
Jak wygląda zwrot kosztów organizatorowi
Zwrot kosztów (Reimbursement Request) dotyczy zatwierdzonych wydatków, które organizator zapłacił z własnej kieszeni i ma na nie paragon. Rozdział o zwrotach stawia cztery zasady:
- jeden wniosek na jedną osobę płacącą, bo każda transakcja kosztuje WPCS opłatę,
- wniosek zostaje w wersji roboczej do końca WordCampa i zbiera kolejne wydatki,
- numery kart na paragonach trzeba zamazać przed wgraniem,
- wydatki w kilku walutach wymagają kontaktu z [email protected].
Każdy wydatek ma kategorię, opis, datę, kwotę, nazwę sprzedawcy i oznaczenie, czy sprzedawca był lokalny, czy internetowy. Podręcznik wyjaśnia to ostatnie pole: raz w roku WordCamp Central sprawdza, czy jakiś dostawca jest na tyle popularny, że warto wynegocjować rabat dla całego programu. Kod podaje sześć powodów zwrotu do wyboru: zakup w ostatniej chwili, dostawca wymagał gotówki, dostawca wymagał płatności przy dostawie, wygoda organizatora, nieudana płatność z Central i inny powód z opisem.
Jak faktura sponsorska trafia do QuickBooks
Faktura sponsorska przechodzi przez WordCamp.org do QuickBooks Online. Według strony o prywatności danych finansowych zespół wpisuje dane sponsora i wysyła wniosek o fakturę, program supporter go zatwierdza, a faktura powstaje w QuickBooks i idzie mailem do sponsora. Kod w wordcamp-payments-network/includes/sponsor-invoices-dashboard.php odpytuje QuickBooks w paczkach po 20 faktur i oznacza opłacone jako Paid na stronie WordCampa. Fakturę utworzoną w QuickBooks blokuje się przed edycją, żeby obie kopie się zgadzały.
Ta sama strona opisuje ochronę danych. Dane finansowe i osobowe we wnioskach o płatność i zwrot są szyfrowane, widzi je tylko autor wniosku i administratorzy finansowi, a po statusie Paid zostają usunięte.
Kiedy i gdzie odbędzie się WordCamp Europe 2027
WordCamp Europe 2027 odbędzie się w Maladze w Hiszpanii, 27-29 maja 2027, w FYCMA (Trade Fair and Congress Center of Málaga), według oficjalnej strony WCEU 2027. Lead organisers to Emma Wager, Lucas Radke i Nilo Vélez. Emma prowadziła Budget Team w Krakowie, więc z bliska widziałem, ile staranności wkłada w każdy szczegół.
Strona organizatorów wymienia 20 października 2026 roku 106 osób w 13 grupach:
| Grupa | Osoby |
|---|---|
| Lead Organisers | 3 |
| Attendee Services | 8 |
| Budget | 7 |
| Communications, Marketing & PR | 13 |
| Community | 13 |
| Design | 11 |
| IT | 4 |
| Local | 7 |
| Photo | 5 |
| Speakers | 9 |
| Sponsors | 10 |
| Volunteers | 8 |
| Website | 8 |
Część zespołu przechodzi z poprzednich edycji: Laura Sacco i Uros Tasic, lead organisers z Bazylei, pracują w Attendee Services, a Ivelina Dimova i Angelos Synadakis, lead organisers z Krakowa, są w zespołach Speakers i Website.
Jak dołączyć do WordCamp Europe 2027
Do WCEU 2027 można dołączyć trzema drogami, z różnymi terminami.
Organizator
Call for Organisers zamknięto 31 lipca 2026 roku. Planowanie ruszyło w sierpniu 2026, a większość zespołów spotyka się co tydzień lub co dwa tygodnie aż do maja 2027. Strona naboru radzi, żeby miasta myślące o organizacji WCEU 2028 zaczęły od roku w zespole 2027. Opis zespołu budżetowego w przeglądzie zespołów wymienia doświadczenie finansowe, zarządzanie budżetem, dbałość o szczegóły i umiejętności analityczne.
Wolontariusz i prelegent
20 października 2026 strona WCEU 2027 nie miała jeszcze naboru wolontariuszy ani prelegentów. Działa zapis na newsletter. Opis zespołów mówi, że zespół Volunteers rekrutuje, szkoli i prowadzi ponad 250 osób przez trzy dni wydarzenia. Jak wyglądały warunki w Bazylei, opisałem we wpisie z 2025 roku.
Student przez WordPress Credits
WordPress Credits to program wspierany przez Fundację WordPress, w którym studenci uczelni partnerskich wnoszą prawdziwy wkład w projekt WordPress i dostają za to punkty akademickie. Kurs ma trzy moduły: onboarding, projekt i raport końcowy z certyfikatem. Uczestnicy mają do dyspozycji ponad 90 mentorów. Zgłasza się uczelnia przez formularz wypełniany przez wykładowcę lub administrację, nie pojedynczy student. Jestem jednym z mentorów.
Dlaczego Hanna jest w Budget Team
Hanna Szatkowska, moja córka, dołączyła do Budget Team WCEU 2027 razem ze mną. Zachęcanie młodych ludzi do wejścia w społeczność jest dla mnie ważne, i z tego samego powodu mentoruję studentów w WordPress Credits. Pokazanie Hannie od środka, jak powstaje flagowy WordCamp, to najlepszy sposób, jaki znam.
Ta sama praca, czyli budżet, wyceny, umowy i rozliczenia przez narzędzia zbudowane na WordPressie, jest bliska temu, co robię zawodowo jako programista WordPress. Więcej o mnie jest na stronie o mnie. Do zobaczenia w Maladze.
