WordCamp Europe 2027 em Málaga: como funciona por dentro o orçamento de um WordCamp de referência

Pelo terceiro ano seguido coorganizo o WordCamp Europe: em 2025 em Basileia, em 2026 em Cracóvia e agora na equipa de orçamento (Budget Team) da edição WCEU 2027 em Málaga, de 27 a 29 de maio de 2027. Este texto desenvolve a minha publicação no LinkedIn em dois pontos sobre os quais me perguntaram mais vezes: como o dinheiro de um WordCamp de referência passa pelas ferramentas do WordCamp.org e como entrar na comunidade que faz tudo isto.

Não indico aqui valores nem pormenores internos da equipa. Tudo o que descrevo vem do manual público dos organizadores, do código público do WordCamp.org e das minhas próprias palavras já publicadas.

#O que escrevi sobre a equipa de orçamento do WCEU 2027

No LinkedIn descrevi assim o trabalho da equipa: “É a parte do evento que quase ninguém vê, mas sem ela nada acontece. Orçamentos, contratos e faturas passam todos por nós antes de uma ideia se tornar realidade” (Mariusz Szatkowski no LinkedIn, tradução própria).

A fasquia está alta. O resumo oficial do WCEU 2026 no WordPress.org indica que Cracóvia reuniu no ICE Kraków Congress Centre 2458 portadores de bilhete de 81 países, e quase um em cada quatro estava no WordCamp Europe pela primeira vez. O programa teve 49 palestras e oito workshops. Por isso escrevi na mesma publicação que o nosso objetivo é “manter esse padrão e, idealmente, elevá-lo” (Mariusz Szatkowski no LinkedIn, tradução própria).

Composição da equipa de orçamento do WCEU 2027 segundo a página de organizadores:

Alguns de nós conhecem o comportamento do orçamento do WCEU das edições anteriores, outros chegam com olhos novos e questionam cada pressuposto. Esta mistura funciona bem. A história dos meus dois primeiros anos está no artigo Faço parte da equipa organizadora do WordCamp Europe 2025 (Budget Team), com as regras gerais do orçamento de um WordCamp. Aqui vou um passo mais longe, até às próprias ferramentas.

#Quem está por trás das finanças dos WordCamps

A base financeira e jurídica dos WordCamps oficiais é a WordPress Community Support PBC (WPCS). O manual sobre a estrutura das entidades descreve esta organização:

• a WPCS é uma sociedade de benefício público cujo único acionista (100%) é a Fundação WordPress,
• a WPCS paga imposto sobre o rendimento como uma empresa comum, enquanto a Fundação é uma organização sem fins lucrativos,
• toda a atividade financeira dos WordCamps passa pela WPCS, não pela Fundação.

No LinkedIn escrevi que trabalhamos com a área financeira da Fundação WordPress e com outros WordCamps de referência numa forma comum de acompanhar os orçamentos, “para que cada euro seja mais fácil de acompanhar” (Mariusz Szatkowski no LinkedIn, tradução própria). Formalmente, o dinheiro dos WordCamps está numa subsidiária da Fundação, ou seja, na WPCS.

A página sobre a gestão do dinheiro através da WPCS chama ao WordCamp Central o departamento de contas a receber e a pagar de cada WordCamp. Cada equipa mantém o orçamento no painel do seu site, no menu Budget > Budget. Depois de o responsável do programa aprovar o orçamento, não é preciso juntar primeiro um determinado montante para pagar o sinal do espaço ou outros custos adiantados. Os excedentes ficam na WPCS para apoiar outros eventos da comunidade.

#Como funciona o orçamento na ferramenta do WordCamp.org

O orçamento de um WordCamp é um objeto com três versões e três estados. Descrevo-o com base no ficheiro wordcamp-payments/includes/budget-tool.php do repositório público do WordCamp.org, no ramo production de outubro de 2026.

1. Versão preliminar (prelim) com o estado draft. A equipa edita-a e pode pedir ao WordCamp Central uma revisão sem a enviar para aprovação.
2. O envio para aprovação muda o estado para pending e manda um email para [email protected] com a ligação para o orçamento.
3. A rejeição devolve-o a draft. A aprovação define approved, regista quem aprovou e copia a versão preliminar para dois lugares: a versão aprovada (approved) e a versão de trabalho (working).

A partir daí, a equipa só atualiza a versão de trabalho. A versão aprovada fica congelada e um botão de reposição faz a versão de trabalho voltar à aprovada. Assim, a qualquer momento se vê a diferença entre o plano e a previsão atual. Cada linha tem um tipo (receita ou despesa), uma categoria, um valor, uma nota e uma ligação opcional a outros valores. O orçamento pode ser exportado para CSV. A ferramenta guarda ainda três cópias de segurança das gravações anteriores porque, como os autores escrevem num comentário, houve relatos de orçamentos perdidos ao gravar.

#Como se processa um pagamento a fornecedor num WordCamp

O pagamento a um fornecedor (espaço, catering, técnica, impressão) passa pelo pedido Vendor Payment no painel do site do WordCamp. O capítulo do manual sobre pagamentos a fornecedores e o formulário no código exigem vários grupos de dados:

• dados gerais: descrição, número e data da fatura, valor, moeda, categoria, data de pagamento pretendida,
• dados do fornecedor: nome, morada, telefone e, de preferência, também uma pessoa de contacto e email,
• dados de pagamento: transferência (wire), ACH, cheque ou cartão,
• anexos: fatura, contrato para assinar, autorização do cartão, documentos bancários.

Um pedido sem documentos fica à espera até que eles cheguem. Fora dos EUA, a base é a transferência (wire), porque o ACH e os cheques só funcionam nos Estados Unidos. O cartão é o último recurso, por causa do tempo e do risco de fraude. As categorias no código incluem, entre outras, espaço, comida e bebida, áudio e vídeo, sinalética e crachás, brindes, evento para oradores e after party.

Estados do pedido segundo o manual e o ficheiro wordcamp-payments/includes/wordcamp-budgets.php:

Os pedidos são processados de segunda a sexta-feira, exceto nos feriados bancários dos EUA. Do lado do WordCamp Central, o painel de rede exporta os pagamentos em vários formatos: CSV simples, ficheiros para o JP Morgan (transferências, ACH, cheques) e SEPA Credit Transfer no formato ISO 20022 XML. O código mostra que esta exportação existe. Não diz por que via segue um pagamento concreto de um WordCamp concreto.

#Como funciona o reembolso de despesas a um organizador

O reembolso (Reimbursement Request) aplica-se a despesas aprovadas que o organizador pagou do próprio bolso e para as quais tem recibo. O capítulo sobre reembolsos define quatro regras:

• um pedido por cada pessoa que pagou, porque cada transação custa uma taxa à WPCS,
• o pedido fica em rascunho até ao fim do WordCamp e vai juntando novas despesas,
• os números de cartão nos recibos têm de ser tapados antes do carregamento,
• despesas em várias moedas exigem contacto com [email protected].

Cada despesa tem categoria, descrição, data, valor, nome do vendedor e a indicação de se o vendedor era local ou online. O manual explica este último campo: uma vez por ano, o WordCamp Central verifica se algum fornecedor é popular o suficiente para valer a pena negociar um desconto para todo o programa. O código oferece seis motivos de reembolso à escolha: compra de última hora, fornecedor exigiu dinheiro, fornecedor exigiu pagamento na entrega, conveniência do organizador, pagamento do Central falhado e outro motivo com descrição.

#Como uma fatura de patrocínio chega ao QuickBooks

A fatura de patrocínio passa pelo WordCamp.org até ao QuickBooks Online. Segundo a página sobre a privacidade dos dados financeiros, a equipa introduz os dados do patrocinador e envia o pedido de fatura, o responsável do programa aprova-o e a fatura é criada no QuickBooks e enviada por email ao patrocinador. O código em wordcamp-payments-network/includes/sponsor-invoices-dashboard.php consulta o QuickBooks em lotes de 20 faturas e marca as pagas como Paid no site do WordCamp. A fatura criada no QuickBooks fica bloqueada para edição, para que as duas cópias coincidam.

A mesma página descreve a proteção dos dados. Os dados financeiros e pessoais nos pedidos de pagamento e de reembolso são cifrados, só o autor do pedido e os administradores financeiros os veem e, depois do estado Paid, são apagados.

#Quando e onde se realiza o WordCamp Europe 2027

O WordCamp Europe 2027 realiza-se em Málaga, Espanha, de 27 a 29 de maio de 2027, no FYCMA (Trade Fair and Congress Center of Málaga), segundo o site oficial do WCEU 2027. Os organizadores principais são Emma Wager, Lucas Radke e Nilo Vélez. A Emma coordenou a equipa de orçamento em Cracóvia, por isso vi de perto o cuidado que põe em cada pormenor.

A 20 de outubro de 2026, a página de organizadores lista 106 pessoas em 13 grupos:

Parte da equipa vem de edições anteriores: Laura Sacco e Uros Tasic, organizadores principais em Basileia, trabalham em Attendee Services, e Ivelina Dimova e Angelos Synadakis, organizadores principais em Cracóvia, estão nas equipas Speakers e Website.

#Como participar no WordCamp Europe 2027

Há três formas de participar no WCEU 2027, com prazos diferentes.

#Organizador

A Call for Organisers fechou a 31 de julho de 2026. O planeamento arrancou em agosto de 2026 e a maioria das equipas reúne-se todas as semanas ou de duas em duas semanas até maio de 2027. A página da candidatura aconselha as cidades que pensam organizar o WCEU 2028 a começar por um ano na equipa de 2027. A descrição da equipa de orçamento na visão geral das equipas refere experiência em finanças, gestão de orçamentos, atenção ao pormenor e capacidade analítica.

#Voluntário e orador

A 20 de outubro de 2026, o site do WCEU 2027 ainda não tinha candidaturas abertas para voluntários nem para oradores. Já é possível subscrever a newsletter. A descrição das equipas diz que a equipa Volunteers recruta, forma e coordena mais de 250 pessoas durante os três dias do evento. As condições em Basileia estão descritas no artigo de 2025.

#Estudante através do WordPress Credits

O WordPress Credits é um programa apoiado pela Fundação WordPress em que estudantes de universidades parceiras dão contributos reais ao projeto WordPress e recebem créditos académicos por isso. O curso tem três módulos: integração, projeto e relatório final com certificado. Os participantes têm à disposição mais de 90 mentores. Quem se candidata é a universidade, através de um formulário preenchido por um docente ou pelos serviços administrativos, não o estudante individualmente. Sou um dos mentores.

#Porque é que a Hanna está na equipa de orçamento

A Hanna Szatkowska, a minha filha, entrou comigo na equipa de orçamento do WCEU 2027. Trazer gente jovem para a comunidade é importante para mim, e é pela mesma razão que sou mentor de estudantes no WordPress Credits. Mostrar à Hanna por dentro como nasce um WordCamp de referência é a melhor forma que conheço.

Este mesmo trabalho, ou seja, orçamento, cotações, contratos e acertos de contas feitos em ferramentas construídas sobre o WordPress, está próximo do que faço profissionalmente como programador WordPress. Mais sobre mim na página sobre mim. Até Málaga.